Najważniejsze
- •Od 1 lipca 2026 r. wnioski o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego można składać także elektronicznie, bez utraty mocy prawnej.
- •Sposób złożenia wniosku zależy od tego, kto wypłaca świadczenie: pracodawca albo ZUS.
- •Przy małych płatnikach ZUS akceptuje dokumenty elektroniczne podpisane wskazanym podpisem, a przy dużych płatnikach możliwe są też e-mail, system kadrowo-płacowy lub skan.
- •Jeśli wniosek trafi do pracodawcy, który nie wypłaca świadczenia, ma on obowiązek przekazać dokument do ZUS bez dosyłania papierowego oryginału.
- •Zmiany mają ograniczyć papierowy obieg dokumentów i przyspieszyć obsługę spraw zasiłkowych.
Od 1 lipca 2026 r. ZUS dopuścił elektroniczne składanie wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego na równi z dokumentami papierowymi.
Od 1 lipca 2026 r. obowiązują uproszczone zasady składania wniosków o zasiłki z ubezpieczenia chorobowego. ZUS poinformował, że dokumenty przekazane elektronicznie mają taką samą moc prawną jak wnioski papierowe podpisane własnoręcznie.
Nowe reguły zależą od tego, kto wypłaca świadczenie. Jeśli zasiłek ustala i wypłaca pracodawca, czyli płatnik składek zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, ubezpieczony składa wniosek bezpośrednio do niego. Może to zrobić nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznie — między innymi przez pocztę elektroniczną, system kadrowo-płacowy albo jako skan dokumentu.
Inaczej wygląda to w firmach, które zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób. W takich przypadkach prawo do zasiłku ustala ZUS, który także wypłaca świadczenie. Wniosek trzeba wtedy złożyć do Zakładu, papierowo albo elektronicznie przez PUE/eZUS lub adres do doręczeń elektronicznych. Dokument elektroniczny musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.
Zmiana obejmuje także sytuację, gdy pracownik złoży wniosek do pracodawcy, choć to ZUS jest właściwy do wypłaty świadczenia. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek przekazać dokument do ZUS. Może to zrobić w formie papierowej albo jako załącznik, na przykład skan, do dokumentu elektronicznego wysłanego przez eZUS. Nie ma już potrzeby dosyłania papierowego oryginału tylko dlatego, że dokument trafił do systemu elektronicznego.
ZUS podkreślił też, że oprócz samego wniosku można składać inne potrzebne dokumenty. Mogą to być oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne kopie. Jeżeli świadczenie wypłaca ZUS, płatnik składek powinien przekazać komplet wymaganych dokumentów najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.
Nowe przepisy są częścią szerszego procesu upraszczania formalności w systemie ubezpieczeń społecznych. W praktyce mają ograniczyć obieg papierowych dokumentów i skrócić czas obsługi spraw zasiłkowych, zwłaszcza tam, gdzie kadry i płace już wcześniej działały w modelu cyfrowym. Dla pracodawców oznacza to większą elastyczność w przyjmowaniu i przekazywaniu wniosków, a dla pracowników mniej kroków przy składaniu dokumentów.
Ścieżka złożenia wniosku o zasiłek po 1 lipca 2026 r.
Na podstawie informacji ZUS i opisanych w artykule zasad obowiązujących od 1 lipca 2026 r.
Jak składać wnioski o zasiłki po 1 lipca 2026 r.
| Kto wypłaca świadczenie? | Gdzie złożyć wniosek? | Dopuszczalne formy | Wymogi podpisu |
|---|---|---|---|
| Pracodawca (powyżej 20 osób zgłoszonych do chorobowego) | Bezpośrednio do pracodawcy | Papierowo, e-mail, system kadrowo-płacowy, skan | Przy formie elektronicznej brak jednego wskazanego podpisu w tekście |
| ZUS (do 20 osób zgłoszonych do chorobowego) | Bezpośrednio do ZUS | Papierowo, PUE/eZUS, adres do doręczeń elektronicznych | Kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, podpis osobisty lub podpis udostępniony przez ZUS |
| Pracownik złożył wniosek do pracodawcy, ale świadczenie wypłaca ZUS | Pracodawca przekazuje dokument do ZUS | Papierowo albo elektronicznie jako załącznik/skan w eZUS | Zgodnie z zasadami właściwymi dla dalszego przekazania do ZUS |
Opracowanie na podstawie treści artykułu oraz przekazanych źródeł zewnętrznych o zmianach od 1 lipca 2026 r.
Słownik pojęć
- PUE/eZUS
- Platforma elektroniczna ZUS służąca do składania i obsługi spraw oraz dokumentów online.
- Płatnik składek
- Podmiot opłacający składki na ubezpieczenia społeczne, najczęściej pracodawca.
- Ubezpieczenie chorobowe
- Rodzaj ubezpieczenia, z którego finansowane są m.in. zasiłki chorobowe, opiekuńcze i macierzyńskie.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Bezpieczny podpis cyfrowy równoważny podpisowi własnoręcznemu w obrocie prawnym.
- Podpis zaufany
- Elektroniczny podpis powiązany z profilem zaufanym, używany w kontaktach z administracją publiczną.
- Podpis osobisty
- Podpis elektroniczny dostępny m.in. w e-dowodzie, uznawany w określonych procedurach urzędowych.
